Auf die Kernaufgaben konzentrieren

In welcher Hinsicht lohnt es sich für einen Asset Manager, die Betriebskosten in seinem Bestandsportfolio zu optimieren?

Wenn Sie mich nach Erfahrungswerten fragen, dann lohnt sich das grundsätzlich immer. Das liegt auch daran, dass Asset Manager im Vorfeld nicht immer wissen, welche strategischen Vorteile sie aus einem aktiven Betriebskostenmanagement ziehen können. Mit der richtigen Strategie und geringem Aufwand können bis zu 25 Prozent der Kosten im laufenden Betrieb eingespart werden.

Da wäre zum einen die Steigerung des Wertschöpfungspotenzials: Werden die Betriebskosten – also zum Beispiel die Energiekosten – reduziert, sinkt die Warmmiete. Dies führt zu einer besseren Vermietbarkeit der Liegenschaften und öffnet Spielräume zur Erhöhung der Kaltmiete. Im Falle von Leerständen werden die Betriebskosten für den Eigentümer gesenkt.

Weitere Punkte sind Transparenz und Risikominimierung: Durch die Erfassung, Vervollständigung, Analyse und das laufende Benchmarking der bestehenden Betriebskosten wird eine transparente Grundlage geschaffen. Sie erleichtert Investitionsentscheidungen hinsichtlich der Gebäudeinfrastruktur, lässt mögliche Betreiberrisiken erkennen und macht ein umfassendes Controlling für das Asset Management möglich.

Und dann wäre da noch die Auskunftsfähigkeit gegenüber Mietern und Investoren: Der nachhaltige Umgang mit Ressourcen rückt immer weiter in den Fokus von Mietern und Investoren. Durch den Aufbau eines strategischen Energie- und Betriebskostenmanagements ist das Asset Management in der Lage, auf entsprechende Anforderungen der Mieter beziehungsweise Investoren zu reagieren und aufkommende Risiken frühzeitig zu erkennen. Die Liste ließe sich sicherlich noch weiter fortsetzen.

Warum bleiben diese Potenziale vielfach ungenutzt?

Ein Grund ist, dass im täglichen Geschäft häufig Zeit, Personal oder Erfahrung für diese komplexe Materie fehlen. Laut einer aktuellen Studie von Drees & Sommer bemängeln 74 Prozent der befragten Auftraggeber und Auftragnehmer von Immobiliendienstleistungen, dass ihnen qualifizierte Mitarbeiter im technischen Bereich fehlen. Erschwerend kommt hinzu, dass über den Lebenszyklus einer Immobilie hinweg immer wieder unterschiedliche Akteure involviert sind – von der Planung bis zum Bau, von der Erstnutzung bis zum Weiterverkauf oder zur Umnutzung einer Immobilie. Ingenieure planen die technische Gebäudeausrüstung (TGA), wechselnde Facility Manager übernehmen das technische und infrastrukturelle Gebäudemanagement und Jahre später werden Produktionsflächen zu kleinteiligen Flächen für Start-ups umgebaut. In der Praxis führt dies häufig dazu, dass wichtiges Wissen, beispielsweise im Hinblick auf die Besonderheiten des Gebäudebetriebs, verloren geht. Das ist ein Prozess, der sich kaum aufhalten lässt.

Welche Möglichkeiten gibt es, die Betriebskosten zu optimieren? Wie gehen Sie vor?

Mit einem professionellen Betriebskostenmanagement lassen sich die wesentlichen Optimierungspotenziale von Liegenschaften identifizieren, optimieren und langfristig managen. Im ersten Schritt ist die Ist-Situation einer jeden Liegenschaft zu erfassen. Dabei betrachten wir die Besonderheiten des Gebäudes, den Energiebedarf und -verbrauch des Mieters sowie die vertraglichen Gegebenheiten. Auf dieser Basis lassen sich die wesentlichen Optimierungspotenziale einer Liegenschaft erkennen. Sie entstehen beispielsweise durch die kaufmännische Optimierung von Versorgungs- und Dienstleistungsverträgen. Ein professionelles Betriebskostenmanagement mündet letztendlich in einer verlässlichen Dokumentation und dem laufenden Controlling der wesentlichen Betriebskosten einer Liegenschaft.

Im technischen Bereich fehlen qualifizierte Mitarbeiter. Deshalb bleiben Potenziale vielfach ungenutzt.

Christian Hasiewicz, Principal bei Argentus

Wie hoch können die Einsparpotenziale liegen und wodurch werden diese beeinflusst?

Wie hoch die Einsparungen konkret sind, ist abhängig von der Komplexität der Gebäudestruktur und der Nutzungsart der Liegenschaft. Was das Aurelis-Portfolio der Region West betrifft, so konnten wir beispielsweise die Energiekosten für die Strom- und Gasversorgung um rund ein Drittel pro Jahr reduzieren. Bis zum Jahr 2021 summieren sich die Einsparungen auf rund eine halbe Million Euro. Zudem wird Aurelis in seinen Immobilien künftig Ökostrom und CO2-neutrales Gas einsetzen. Erreicht haben wir das – ohne zu sehr in die technischen Details zu gehen – mithilfe einer gründlichen wirtschaftlich-technischen Ist-Analyse des Bestandes und einer deutschlandweiten Ausschreibung der Strom- und Gasversorgung im Anschluss.

Auch Bestandsgebäude können Nachhaltigkeitssiegel bekommen. Inwiefern hilft Argentus dabei?

Die Bewerbung für ein Nachhaltigkeitssiegel ist ein komplizierter bürokratischer Vorgang, für den sehr viele Auskünfte über das Gebäude und seine Technik verlangt werden. Neben der Optimierung der energetischen Verbräuche sorgen wir dafür, dass diese Daten erfasst und vervollständigt werden und somit eine transparente Verwaltungs- und Informationsgrundlage geschaffen wird. Diese ist übrigens auch hilfreich für Investitionsentscheidungen hinsichtlich der Energieinfrastruktur und macht ein ganzheitliches Energiecontrolling überhaupt erst möglich.

Bei Aurelis summieren sich die Einsparungen bis 2021 auf rund eine halbe Million Euro.

Christian Hasiewicz, Principal Argentus

Welches sind die Vorteile dabei, die Analyse und Optimierung der Energiekosten an einen Externen zu vergeben?

Die beiden wesentlichen Vorteile sind die zeitliche Entlastung für Asset Manager und Property Manager sowie das Know-how eines externen Spezialisten. Nehmen wir die Nachverhandlung von Fernwärmeverträgen als Beispiel: Grundlage der Verhandlungsbereitschaft des Versorgers ist zunächst eine technisch-wirtschaftliche Analyse der Liegenschaften sowie die genaue Dokumentation der tatsächlichen Verbräuche. Auch IT-basierte, DIN-genormte Heizlastberechnungen liefern sinnvolle Argumente für eine Nachverhandlung. Eine solche transparente und vor allem realistische Datengrundlage zu erstellen, kostet Zeit, die die Asset Manager und Property Manager in der Regel nicht haben. Hier ist ein externer Dienstleister als „verlängerte Werkbank“ sehr wertvoll.

Zudem verfügt der externe Spezialist über das technische Know-how, um beispielsweise auf Basis der Wärmeverbräuche der vergangenen Jahre eine Heizlastberechnung durchzuführen, die nicht nur den DIN-Normen entspricht, sondern auch den Versorger überzeugt. Schließlich kann der externe Spezialist aufgrund seiner Erfahrung, seiner Verhandlungsroutine mit Versorgern und seinem „Werkzeugkasten“ zügig und effizient gute Verhandlungsergebnisse erzielen. Er kann sich zum Beispiel aufgrund seiner Benchmark-Datenbank und seines Marktüberblicks zielgerichtet auf die lohnenden Verhandlungspunkte konzentrieren. Häufig kennt der Dienstleister die Versorger aus vorhergehenden Verhandlungen und kann gut abschätzen, welche Verhandlungsergebnisse sinnvollerweise angesteuert werden sollen und erzielbar sind. Das alles läuft zielgerichtet im Hintergrund, während sich Asset Manager und Property Manager auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.